Politique de confidentialité

La présente politique explique comment COS Consulting traite les données à caractère personnel des utilisateurs de son site cosgroup.fr et de ses services, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi « Informatique et Libertés ».

1. Responsable du traitement

Le responsable des traitements décrits dans la présente politique est COS Consulting (M. Sylvain Segura), entreprise individuelle, 11 rue de l'Hôpital, 07200 Aubenas — SIRET 947 627 998 00026. Contact pour toute question relative aux données personnelles : cos.consulting@outlook.fr.

2. Responsable ou sous-traitant : quel rôle selon les cas

Selon les traitements, COS Consulting agit :

• en tant que responsable de traitement pour ses propres traitements (visiteurs du site, prospects, comptes clients, facturation, assistant d'aide IA de l'espace client, prospection) — ce sont ceux décrits dans la présente politique ;
• en tant que sous-traitant pour les données que ses clients professionnels saisissent et hébergent au sein de l'application Autogest (notamment les données relatives à leurs propres clients). Dans ce cas, le client professionnel est responsable de traitement, et les rôles et garanties sont encadrés par un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD, distinct de la présente politique.

3. Données traitées, finalités, bases légales et durées

a) Navigation sur le site. Données techniques (adresse IP, journaux de connexion, données de navigation) traitées pour assurer le fonctionnement, la sécurité et le bon acheminement du Site. Base légale : intérêt légitime de l'éditeur à sécuriser et exploiter le Site. Conservation : journaux jusqu'à 12 mois.

b) Formulaire de contact et demande de devis. Données d'identification et de contact (nom, adresse électronique, éventuellement téléphone, activité) et contenu du message, traitées pour répondre aux demandes et établir un devis. Base légale : mesures précontractuelles / intérêt légitime à répondre aux sollicitations. Conservation : jusqu'à 3 ans à compter du dernier contact en l'absence de relation contractuelle.

c) Compte client et abonnement Autogest. Données d'identification, de connexion et de gestion de l'abonnement, traitées pour créer et gérer le compte, fournir le service et assurer le support. Base légale : exécution du contrat. Conservation : pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis archivage dans les conditions du point e).

d) Paiement. Il n'y a pas de paiement en ligne sur le Site : le règlement de l'abonnement est effectué directement auprès de COS Consulting (par exemple par virement bancaire), sur la base des informations de facturation du Client. Aucune donnée de carte bancaire n'est collectée ni traitée par COS Consulting ou un prestataire tiers dans ce cadre. Base légale : exécution du contrat. Conservation : données de commande et de facturation, dans les conditions du point e).

e) Facturation et comptabilité. Données figurant sur les factures et pièces comptables, traitées pour respecter les obligations légales. Base légale : obligation légale. Conservation : 10 ans (obligations comptables).

f) Assistant d'aide IA de l'espace client. Les messages saisis par l'utilisateur connecté dans cet assistant conversationnel d'aide à l'utilisation du site sont traités pour générer une réponse. Ils sont transmis au fournisseur de la technologie d'intelligence artificielle (Google, service Gemini). Base légale : exécution du service / intérêt légitime à fournir la fonctionnalité. L'utilisateur est invité à ne pas saisir de données sensibles ou confidentielles. Voir les points 4 et 5 pour les destinataires et les transferts.

g) Prospection commerciale (le cas échéant). Coordonnées utilisées pour envoyer des informations ou offres. Base légale : consentement pour les particuliers ; intérêt légitime pour les professionnels, avec faculté d'opposition à tout moment. Conservation : jusqu'à 3 ans à compter du dernier contact ou du retrait du consentement.

4. Destinataires et sous-traitants

Les données ne sont ni vendues ni cédées. Elles peuvent être communiquées aux prestataires strictement nécessaires au fonctionnement des services, agissant comme sous-traitants de COS Consulting :

• Hébergement : OVH SAS (serveurs situés dans l'Union européenne) ;
• Technologie d'intelligence artificielle : Google (service Gemini), pour le fonctionnement de l'assistant d'aide de l'espace client.

Les données peuvent également être communiquées aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l'impose.

5. Transferts de données hors Union européenne

L'hébergement est assuré au sein de l'Union européenne. En revanche, l'utilisation de l'assistant d'aide IA de l'espace client implique une transmission des messages à Google (service Gemini), susceptible d'entraîner un traitement en dehors de l'Union européenne. Ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées (notamment clauses contractuelles types de la Commission européenne et/ou mécanisme d'adéquation applicable). Il est recommandé de ne pas communiquer de données personnelles sensibles ou confidentielles au sein de cet assistant.

6. Sécurité

COS Consulting met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données : connexions sécurisées (HTTPS), gestion des accès par identifiants individuels, mots de passe stockés sous forme chiffrée (hachage), sauvegardes et limitation des accès au strict nécessaire. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour les personnes, les obligations de notification prévues par le RGPD sont respectées.

7. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données :

• droit d'accès et d'information ;
• droit de rectification ;
• droit à l'effacement (« droit à l'oubli »), dans les limites des obligations légales de conservation ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d'opposition, notamment à la prospection ;
• droit à la portabilité des données ;
• droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur le consentement ;
• droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Ces droits s'exercent en écrivant à cos.consulting@outlook.fr, accompagné le cas échéant d'un justificatif d'identité. Une réponse vous sera apportée dans un délai d'un mois. Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL — www.cnil.fr).

Note pour les données saisies dans Autogest : lorsque vos données ont été saisies dans Autogest par un client professionnel de COS Consulting (par exemple si vous êtes le client d'un artisan utilisateur), c'est ce professionnel qui est responsable de traitement ; vos demandes doivent lui être adressées, COS Consulting agissant pour son compte.

8. Cookies et traceurs

Le Site utilise uniquement des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement (par exemple : maintien de la session de connexion à l'espace client, sécurité). Ces cookies ne requièrent pas votre consentement mais sont ici portés à votre information ; ils ne sont pas utilisés à des fins de mesure d'audience ni de publicité.

Aucun traceur non essentiel (mesure d'audience, publicité, réseaux sociaux) n'est déposé à ce jour. Si de tels traceurs devaient être ajoutés, un bandeau de consentement conforme aux recommandations de la CNIL serait mis en place, vous permettant d'accepter ou de refuser librement, traceur par traceur, avant tout dépôt.

Voir la politique de gestion des cookies pour le détail.

9. Modification de la politique

La présente politique peut être mise à jour pour tenir compte des évolutions légales, techniques ou des services. La version applicable est celle publiée sur le Site à la date de consultation. En cas de modification substantielle, les utilisateurs disposant d'un compte en sont informés par un moyen approprié.

10. Contact

Pour toute question relative à la présente politique ou à vos données personnelles : COS Consulting — cos.consulting@outlook.fr — 11 rue de l'Hôpital, 07200 Aubenas.